回数券アプリでヨガスタジオの回数券管理をデジタル化した話。紙のカードを卒業して変わったこと

※本記事はサンプル店舗をもとにした想定事例です。

都内で小規模なヨガスタジオを経営するGさん（仮名）は、3種類の回数券を紙で管理していた。月4回券（12,000円）・月8回券（20,000円）・月12回券（27,000円）の3種類だ。

会員数は約60名。複数の講師が担当するため、来店のたびに「このお客様はどの回数券を持っているか」を確認する必要があった。

マタキテ・パス導入前の悩み

ヨガスタジオは、クラス開始10分前に多くのお客様が一気に来店する。1クラス15名が一度に受付に並ぶと、回数券の確認・スタンプ押印・記入だけで5〜10分かかっていた。クラス開始が遅れることもあった。

講師が3名いたが、回数券の管理方法が統一されていなかった。Aさんは台帳に記入、Bさんはスタンプのみ、Cさんは口頭確認だけ――このバラつきが月に2〜3件のトラブルにつながっていた。

月末に全会員の回数券残数を集計して、翌月の更新を確認する作業に毎月1時間以上かかっていた。年間12時間、時給換算で約18,000円分の時間が集計作業に消えていた。

マタキテ・パスの無料トライアルを始めたのは、月末の集計作業を終えた直後だった。

「また1時間かかった。これをあと何年続けるんだろうと思ったとき、さすがに変えなければと思った」とGさんは話す。

まず店舗側で会員60名の氏名・電話番号を使って代理登録を行った。その後、来店したお客様に「アプリに登録していただくとQRコードで管理できて便利ですよ」と案内した。

登録してもらう際は「登録でクラス1回無料」というキャンペーンを実施した。お客様の反応は予想以上によく、1週間で40名がその場で本登録してくれた。

講師3名への説明も15分で完了した。

回数券・ポイントカード・会員証を、1つのアプリで管理する

15名が一度に来店しても、QRをスキャンするだけなので1人あたり3秒で受付が完了する。15名全員で45秒だ。以前は5〜10分かかっていたので、クラス開始が遅れることがなくなった。

お客様からも「受付が速くなった」という声が複数届いた。

全員がQRをスキャンするだけなので、講師によるバラつきがなくなった。誰が担当しても同じ操作・同じ記録が残る。トラブルがゼロになった。

全会員の残数はリアルタイムで画面に表示される。月末に集計する必要がなくなった。年間12時間・約18,000円分の時間が生まれた。

導入2ヶ月後、60名の会員のうち12名が1ヶ月以上来店していないことがわかった。この12名に「最近いかがですか？久しぶりにスタジオでお待ちしています」とメッセージを送ったところ、5名が翌月から来店を再開した。

Gさんはマタキテ・パスの回数券機能に加えて、ポイント機能も活用している。来店するたびに100ポイント付与。1,000ポイント貯まると次回の回数券購入時に1,000円割引になる。

「回数券を使い切ったあとも、ポイントがあるからまた来ようという気持ちになってもらえる。回数券とポイントを組み合わせることで、お客様が離れにくくなった」とGさんは話す。

月末集計という重りをインターネット上の安全な金庫に預け、講師がクラスの質だけに集中できる環境をマタキテ・パスが作る。