回数券アプリでジムの会員証をデジタル管理した話。スマホ1台で完結する新しい運営スタイル

※本記事はサンプル店舗をもとにした想定事例です。

都内で小規模なパーソナルジムを経営するEさん（仮名）は、会員証と回数券を紙で管理していた。

月会員・都度払い・回数券の3種類が混在していたため、スタッフが来店のたびに確認作業に追われていた。「誰が今月何回来たか」「回数券の残りは何回か」――これらを把握するだけで、1日に30分以上使っていた。

マタキテ・パス導入前の悩み

Eさんのジムには3種類の料金体系があった。月会員は月額15,000円・来放題。都度払いは1回3,000円。回数券は10回券・25,000円だ。

月会員は月ごとに更新確認が必要だ。都度払いはその都度現金を受け取る。回数券は残数を管理する。それぞれ管理方法が違うため、来店のたびにお客様の種別を確認して対応を変える必要があった。

スタッフが2名いたが、管理方法が共有されておらず「このお客様は月会員でしたっけ？回数券でしたっけ？」という確認が毎回発生していた。

10回券を持っているお客様が20名いた。紙の台帳で管理していたが、スタンプの押し忘れや記入ミスが月に3〜4件発生していた。

「残り3回のはずが2回しかスタンプがない」というトラブルが起きるたびに、お客様との関係がぎこちなくなった。

月会員のお客様が実際に何回来ているか、把握する手段がなかった。月15,000円払っているのに月1回しか来ていないお客様がいる一方、週3回来るお客様もいる。来店頻度が低いお客様は退会リスクが高いが、誰が来ていないか把握できないため、フォローができなかった。

マタキテ・パスの無料トライアルを始めたのは、スタッフとの話し合いがきっかけだった。

「管理に時間がかかりすぎる。もっとトレーニング指導に集中したい」というスタッフの言葉が背中を押した。

設定は1時間で完了した。全会員をアプリに登録して、QRコードを発行する。翌日から運用を開始した。

初日、来店したお客様にスマホのQRコードを見せてもらい、スキャンする。3秒で完了した。「思っていたより全然簡単だった」とスタッフは話す。

回数券・ポイントカード・会員証を、1つのアプリで管理する

QRをスキャンするだけで、月会員か回数券かが画面に表示される。確認作業がなくなり、すぐにトレーニング指導に入れるようになった。

1日30分かかっていた管理作業が、ほぼゼロになった。月換算で約10時間の削減だ。時給1,500円のスタッフ換算で、月15,000円のコスト削減になった。

誰がいつ来たか、自動で記録されるようになった。

導入1ヶ月後、Eさんは驚く数字を発見した。月会員30名のうち、8名が1ヶ月以上来店していなかった。以前は把握すらできていなかった数字だ。

この8名に「最近いかがですか？」とメッセージを送ったところ、3名が翌週から来店を再開した。退会を防げた可能性がある。

担当スタッフが変わっても、画面を見れば全員が同じ情報を確認できる。「このお客様は月会員でしたっけ？」という確認がなくなった。

マタキテ・パスの月額は会員数によって変わる。Eさんのジムは会員が約80名なので月3,000円だ。

「月3,000円で管理作業が月10時間削減できた。スタッフのコスト換算で月15,000円の節約になった。12倍のリターンがある」とEさんは話す。

管理という重りをインターネット上の安全な金庫に預け、トレーナーがトレーニング指導だけに集中できる環境をマタキテ・パスが作る。