回数券アプリで整体院の顧客管理をデジタル化する方法。手書き台帳を卒業して施術に集中

整体院の経営で、意外と時間を取られるのが顧客管理だ。

施術に集中したい。でも予約管理・回数券管理・お客様の来店履歴の把握――これらが紙やアナログで積み重なっていくと、いつの間にかバックヤードの作業が施術と同じくらいの時間を占めるようになる。

今回は整体院が顧客管理をデジタル化する方法と、何が変わるかを具体的に考えたい。

整体院の顧客管理が複雑になりやすい理由

整体院には、他の業種にはない特徴がある。

「10回券・30,000円」「5回券・15,000円」「体験3回券・8,000円」など、コースごとに回数券が異なる。紙で管理すると、どのお客様がどのコースの何回券を何枚持っているか、把握するだけで一苦労だ。

週1回来るお客様もいれば、月1回のお客様もいる。症状が改善して来なくなるお客様もいる。来店頻度がバラバラなため、誰が「久しぶり」で誰が「最近よく来ている」か、把握しにくい。

施術前に「残り何回でしたっけ？」という確認が発生する。紙の回数券を出してもらい、スタンプを数える。このやりとりが施術前の雰囲気を少し壊すことがある。リラックスしてもらいたい場面で、事務的な確認作業が入るのは避けたい。

QRコードをスキャンするだけで、残り回数が画面に表示される。「残り何回でしたっけ？」という会話がなくなる。施術前のやりとりがスムーズになり、お客様はすぐにリラックスモードに入れる。

10回券・5回券・体験券など、複数の回数券を一人のお客様に紐づけて管理できる。「このお客様は体験3回券の残り1回と、10回券の残り7回を持っている」という状況が、画面一つで把握できる。

誰がいつ来たか、何回来たか、自動で記録される。「最近来ていないお客様」を一覧で確認できるようになる。たとえば3ヶ月来ていないお客様が10名いるとわかれば、案内を送るタイミングが判断できる。

スマホを忘れたお客様にも対応できる。名前やフリガナ、電話番号で検索すれば、QRコードがなくても瞬時に顧客情報が出てくる。

回数券・ポイントカード・会員証を、1つのアプリで管理する

東京都内で一人で整体院を営むCさん（仮名）は、3種類の回数券を紙で管理していた。

お客様は約50名。回数券の種類が3種類あるため、台帳の管理が複雑になっていた。月に1〜2回は「残り回数が合わない」というトラブルが発生していた。

マタキテ・パスを導入して最初に感じたのは「施術前の空気が変わった」ことだったという。

「以前は施術前に台帳を確認して、残り回数を確認して、というやりとりがあった。今はQRをスキャンするだけなので、お客様がベッドに横になるまでの時間が短くなった。細かいことだけど、お客様の表情が違う気がする」

データが蓄積されて3ヶ月後、Cさんはこんな気づきを得た。

「50名のお客様のうち、20名が6ヶ月以上来ていないことがわかった。以前はそんな数字、把握すらできていなかった。この20名に何かアプローチできないか、考えるようになった」

マタキテ・パスは回数券・ポイント・顧客管理に特化したツールだ。予約管理は別のツールを使っている場合は、そのまま併用できる。マタキテ・パスを予約管理に使う必要はない。

操作はQRコードをスキャンするだけなので、スタッフへの説明に時間はかからない。「このボタンを押してスキャンしてください」それだけだ。

紙の台帳では見えなかった数字が見えるようになる。数字が見えると、打てる手が増える。施術に集中できる環境をマタキテ・パスが作る。